Když se docházka nemusí ptát zaměstnance, kde je
Musí zaměstnanec opravdu pokaždé něco potvrzovat, aby firma věděla, že dorazil do práce? U klasické docházky je odpověď jednoduchá – přiloží kartu, zadá PIN, použije otisk prstu nebo se nechá rozpoznat obličejem. Jenže existují provozy, kde takový krok navíc nedává příliš smysl. Řidič ráno přijede služebním autem do depa, technik dorazí na základnu nebo zaměstnanec zaparkuje přímo v areálu firmy. V těchto situacích už přece vzniká informace, která může být pro evidenci docházky zajímavá sama o sobě: vozidlo právě přijelo na místo.
SYSDO proto umožňuje využít také automatickou evidenci založenou na pohybu vozidel. V kombinaci s AutoGPS a geografickými oblastmi lze docházkový záznam vytvořit podle příjezdu nebo odjezdu vozidla. Druhou možností je rozpoznání registrační značky pomocí kamery, kdy systém pozná konkrétní vozidlo přímo při průjezdu firemním vjezdem. Nejde tedy o nahrazení klasických docházkových terminálů, ale o další způsob, jak přizpůsobit evidenci skutečnému provozu firmy.
Když systém ví, že vozidlo právě přijelo
Jedním ze způsobů je propojení SYSDO s AutoGPS. V systému AutoGPS lze vytvořit geografickou oblast, například kolem firemního areálu, depa nebo servisní základny. Jakmile sledované vozidlo do této oblasti vjede nebo ji opustí, AutoGPS tuto událost zaznamená. Na takovou událost může navázat SYSDO a využít ji pro evidenci pracovní doby.
Ranní příjezd vozidla do depa tak může představovat začátek pracovního dne a jeho odjezd z areálu může být využit jako informace pro ukončení docházky. Pro zaměstnance to znamená jeden úkon méně. Nemusí vystupovat z auta jen proto, aby přiložil kartu k terminálu, ani nemusí otevírat aplikaci a ručně potvrzovat svůj příchod. AutoGPS už totiž stejně zaznamenává pohyb vozidla a SYSDO může tuto informaci využít také pro docházku.
Geofence se hodí tam, kde je pracovní den spojený s vozidlem
Takový způsob evidence dává smysl především tam, kde zaměstnanec nezačíná pracovní den u klasického docházkového terminálu. Typickým příkladem jsou řidiči, servisní technici, pracovníci údržby nebo další zaměstnanci, kteří ráno přebírají služební vozidlo a vyrážejí do terénu. Pro ně může být přirozenějším začátkem pracovního dne právě příjezd do firemního areálu a následný odjezd na trasu.
Podobně může systém fungovat i na konci směny. Vozidlo se vrátí zpět do definované oblasti, AutoGPS zaznamená jeho příjezd a SYSDO může podle nastavených pravidel pracovat s odpovídající docházkovou událostí. Výsledkem není další evidence, kterou musí zaměstnanec obsluhovat, ale využití informace, která v provozu vzniká tak jako tak.
Výhodou geografických oblastí je navíc jejich variabilita. Nemusí jít pouze o hlavní sídlo firmy. Oblast lze definovat také kolem depa, pobočky, skladu nebo jiného místa, kde zaměstnanci pravidelně začínají a končí svou práci. Firma tak může přizpůsobit automatickou evidenci skutečnému pohybu lidí a vozidel, místo aby všechny zaměstnance nutila používat stejný způsob evidence.
Geofence, SPZ nebo klasický terminál?
Automatická evidence neznamená, že jedna technologie musí nahradit všechny ostatní. Každý způsob se hodí pro trochu jiný provoz a právě kombinace více metod může být pro větší firmu nejpraktičtější.
1. Klasický docházkový terminál
Zaměstnanec se identifikuje například kartou, PINem, otiskem prstu nebo obličejem. Tento způsob je ideální tam, kde lidé pravidelně procházejí konkrétním vstupem – například ve výrobě, skladu, kancelářské budově nebo na recepci.
2. AutoGPS a geografická oblast
Pokud je pracovní den zaměstnance spojený se služebním vozidlem, může být vhodnější využít jeho pohyb. AutoGPS pozná, kdy vozidlo přijelo do definované oblasti nebo ji opustilo, a tato událost může být využita také pro docházku. Zaměstnanec tak nemusí svou přítomnost potvrzovat samostatně.
3. Rozpoznání registrační značky
Pokud firma potřebuje automaticky evidovat vozidla při příjezdu a odjezdu z vlastního areálu, může využít kameru s rozpoznáním SPZ. Kamera rozpozná registrační značku projíždějícího vozidla a SYSDO podle ní může určit, kterému zaměstnanci je vozidlo přiřazeno. Tím vzniká další možnost, jak zaznamenat příchod nebo odchod bez nutnosti použití klasického terminálu.
4. Mobilní nebo virtuální terminál
U zaměstnanců, kteří pracují mimo firemní areál a nepoužívají stále stejné vozidlo, může být vhodnější mobilní nebo virtuální způsob evidence. I tady tedy může SYSDO nabídnout jiný způsob evidence podle toho, jak konkrétní pracovní pozice skutečně funguje.
A co když ve vozidle GPS není?
Právě v takové situaci může dávat smysl rozpoznání registrační značky. Zatímco AutoGPS pracuje s polohou a pohybem konkrétního sledovaného vozidla, kamera se SPZ řeší okamžik, kdy vozidlo projede konkrétním místem. Pokud je hlavním cílem automaticky zaznamenávat příjezdy a odjezdy do firemního areálu, nemusí být ve vozidle instalován GPS tracker vůbec.
Kamera u vjezdu rozpozná registrační značku a SYSDO ji porovná s údaji evidovanými v systému. Pokud je vozidlo přiřazeno konkrétnímu zaměstnanci, může systém na základě průjezdu vytvořit odpovídající docházkovou událost. U vhodně nastaveného systému tak může být ranní průjezd vjezdem příchodem a odpolední průjezd opačným směrem odchodem.
Výhodou je především automatizace. Zaměstnanec nemusí po zaparkování hledat kartu, zadávat PIN nebo se přihlašovat do aplikace. Jeho vozidlo bylo při průjezdu identifikováno a systém má k dispozici přesný čas této události. Pro firmy s vlastním parkovištěm, uzavřeným areálem nebo kontrolovaným vjezdem tak může být rozpoznání SPZ zajímavou alternativou ke klasickému docházkovému terminálu.
Rozdíl mezi geofencem a rozpoznáním SPZ
Na první pohled mohou obě technologie řešit stejnou věc – systém zjistí, že vozidlo dorazilo do firmy. Ve skutečnosti ale pracují s trochu jinou informací. Geofence říká, že se vozidlo nachází v určité geografické oblasti. Rozpoznání SPZ naproti tomu říká, že konkrétní registrační značka právě projela konkrétním místem.
To může být v praxi důležitý rozdíl. U AutoGPS je vhodné využití například pro vozidla, která firma potřebuje sledovat i během pracovního dne. Kromě samotné docházky tak získává informace o trase, pohybu vozidla nebo jeho návštěvách jednotlivých míst. SPZ kamera může být naopak velmi elegantním řešením pro firmu, která chce především automatizovat evidenci průjezdů vlastním vjezdem a nepotřebuje sledovat vozidlo po zbytek dne.
Nejde tedy o otázku, která technologie je obecně lepší. Důležitější je, co přesně potřebuje firma o pohybu zaměstnanců a vozidel vědět.
Docházka nemusí znamenat další povinnost pro zaměstnance
Smyslem automatické evidence není jen pohodlí. Každý ruční úkon navíc znamená další příležitost pro zapomenutí, chybu nebo následnou opravu docházky. Zaměstnanec přijede pozdě večer, zapomene se odhlásit, ráno ve spěchu projde kolem terminálu nebo jednoduše předpokládá, že příchod zaznamenal někdo jiný. V každé takové situaci vzniká práce navíc pro zaměstnance i člověka, který docházku následně kontroluje.
Pokud už ale firma dokáže spolehlivě zaznamenat příjezd vozidla, není vždy nutné vytvářet další samostatný úkon. Geografická oblast v AutoGPS nebo rozpoznání SPZ mohou poskytnout informaci, kterou lze v SYSDO využít pro automatickou evidenci. Čím více se způsob evidence přizpůsobí skutečnému provozu firmy, tím méně musí zaměstnanci přizpůsobovat svou práci samotnému systému docházky.
Když se spojí člověk, auto a místo
Na propojení docházky s GPS nebo rozpoznáním SPZ je zajímavé především to, že jednotlivé systémy přinášejí rozdílné informace. SYSDO pracuje s údaji o zaměstnancích a jejich pracovní době, AutoGPS sleduje pohyb vozidel a geografické oblasti určují, kde k určité události došlo. SPZ kamera zase dokáže určit konkrétní vozidlo v okamžiku průjezdu.
Jakmile se tyto informace propojí, může vzniknout mnohem přesnější obraz pracovního dne. Systém může vědět, kdo přijel, jakým vozidlem, kdy přijel a kde k události došlo. Přitom není nutné, aby zaměstnanec všechny tyto informace zadával ručně.
Právě tady začíná být automatická docházka zajímavá. Nejde o to přidat další technologii jen proto, aby firma měla modernější docházkový systém. Jde o využití dat, která už v každodenním provozu přirozeně vznikají, a jejich propojení s evidencí pracovní doby.
Každý provoz může potřebovat jiný způsob evidence
Firma, kde všichni zaměstnanci ráno procházejí stejnými dveřmi, pravděpodobně nepotřebuje komplikovat docházku GPS nebo kamerou. Klasický docházkový terminál může být v takovém případě nejjednodušším řešením. Úplně jiná situace ale nastává ve firmě, kde část lidí pracuje v kanceláři, část ve výrobě, další zaměstnanci vyrážejí služebními auty a někteří se na pracovišti objeví třeba jen jednou týdně.
Právě proto SYSDO nabízí více způsobů evidence. Firma nemusí všechny zaměstnance nutit používat stejnou metodu. Může kombinovat klasické hardwarové terminály s mobilní nebo virtuální evidencí, propojit docházku s AutoGPS a podle konkrétního provozu využít také rozpoznání registračních značek.
Výsledkem nemusí být složitější docházka. Naopak. Dobře navržený systém může znamenat, že zaměstnanec během pracovního dne udělá méně věcí, které s jeho skutečnou prací vůbec nesouvisejí.
Automatická docházka začíná tam, kde končí zbytečné klikání
Docházkový systém nemusí být jen místo, kam zaměstnanec každý den přijde potvrdit svůj příchod a odchod. Pokud firma už používá GPS sledování vozidel nebo kontroluje vjezd pomocí kamer, mohou se tyto informace stát přirozenou součástí evidence pracovní doby.
AutoGPS může říct, že vozidlo přijelo do určité oblasti. Kamera může říct, které konkrétní vozidlo právě projelo vjezdem. A SYSDO může tyto informace využít pro evidenci docházky.
Smyslem tedy není zaměstnance sledovat více. Smyslem je naopak některé činnosti zjednodušit a nechat systém zaznamenat události, které už stejně nastávají. Když se zaměstnanec nemusí pokaždé potvrzovat, že dorazil, může se věnovat tomu, kvůli čemu do práce skutečně přijel.
