Mějte docházku pod kontrolou. Odkudkoliv.
Zbavte se Excelu a papírování. Moderní cloudový systém, který hlídá legislativu, přesčasy i home-office za vás. Zamezte podvodům díky biometrii.
Přestaňte platit za práci, která se nestala
Máte podezření, že si zaměstnanci „pípají“ navzájem nebo odcházejí dřív?
Mějte přehled i mimo kancelář
Řídit lidi v terénu nebo na home-office nebylo nikdy snazší.
Představení SYSDO na videu
Okamžitě víte, kdo je právě v práci
Potřebujete narychlo kolegu? Už nemusíte obvolávat kanceláře ani zjišťovat, kde kdo vězí.
Legislativa a data v bezpečí
Neřešte pokuty od inspektorátu práce ani starosti se servery.
SYSDO často kladené otázky
- Vše
- 1. O systému
- 2. Docházka a směny
- 3. Hardware a identifikace
- 4. Mobilní docházka
- 5. Integrace a mzdy
- 6. Cena a implementace
Nemusíte nic instalovat ani kupovat drahé servery. SYSDO je moderní cloudový systém. To znamená, že běží na našich zabezpečených serverech a vy k němu přistupujete jednoduše přes webový prohlížeč nebo mobilní aplikaci – podobně jako do internetového bankovnictví. Výhodou je, že se nemusíte starat o zálohování dat, aktualizace systému ani údržbu hardwaru. Vše děláme my a vy máte systém vždy aktuální a dostupný odkudkoliv.
Ano, absolutně. SYSDO neustále aktualizujeme podle platné české legislativy, včetně posledních novel zákoníku práce. Systém správně eviduje začátek a konec pracovní doby, přestávky, práci přesčas, noční práci i práci o víkendech. V případě kontroly z Inspektorátu práce máte jistotu, že vaše výkazy docházky obsahují všechny zákonem vyžadované náležitosti a jsou kdykoliv ihned k dispozici k vytištění.
SYSDO je navrženo tak, aby se vyplatilo firmě o 5 i 5000 zaměstnancích. Díky tomu, že platíte formou měsíčního pronájmu licence za aktivního uživatele, jsou náklady pro malou firmu minimální. Nemusíte dokonce ani kupovat fyzický terminál – pro menší týmy často stačí naše „Virtuální terminály“ v počítači nebo mobilní aplikace. Systém tak roste společně s vámi.
Okamžitě. Protože je SYSDO cloudové řešení, data se přenášejí v reálném čase. V momentě, kdy si zaměstnanec „pípne“ příchod na pobočce v Ostravě, vidí personalista v Praze tuto informaci ve svém přehledu. To vám dává dokonalý manažerský přehled o tom, kdo je právě v práci, bez nutnosti čekat na stažení dat z terminálů na konci měsíce.
Provoz se nezastaví. Naše fyzické docházkové terminály mají vlastní vnitřní paměť a fungují v offline režimu. Zaměstnanci se normálně identifikují, terminál si data uloží a jakmile se připojení k internetu obnoví, vše se automaticky synchronizuje do cloudu. O žádná data tedy nepřijdete.
Ano, SYSDO nabízí velkou flexibilitu v práci s pauzami. Můžete nechat zaměstnance, aby si pauzu značili sami (skutečný odchod/příchod), nebo nastavit automatický odečet zákonné přestávky (např. 30 minut) po odpracování určité doby (např. po 6 hodinách). Systém umí hlídat i dodržování povinných přestávek a upozornit na nesrovnalosti, což vás chrání z pohledu BOZP.
Konec papírovým žádankám. Zaměstnanec si přes svůj přístup (na PC nebo v mobilu) zadá žádost o dovolenou či lékaře. Jeho nadřízenému přijde e-mailová notifikace. Jedním kliknutím může nadřízený žádost schválit nebo zamítnout. Schválená nepřítomnost se automaticky propíše do plánu směn i do podkladů pro mzdy. Všichni mají okamžitý přehled o tom, kdo kdy bude chybět.
Ano, v SYSDO můžete definovat libovolné množství pracovních kalendářů a směn – od klasické „osmičky“ přes dvousměnné a třísměnné provozy až po nepřetržité provozy (12h směny, krátký/dlouhý týden). Systém umí pracovat s fondem pracovní doby, vyrovnávacím obdobím i pružnou pracovní dobou. Plánování směn je intuitivní a umožňuje kopírování modelů pro celé skupiny zaměstnanců.
Ano, toto je jedna z velmi oblíbených funkcí pro mistry a vedoucí výroby. SYSDO lze nastavit tak, aby vás e-mailem upozornilo, pokud se zaměstnanec nepřihlásí do určitého času od začátku své plánované směny. Díky tomu můžete okamžitě reagovat a zajistit náhradu, aby nedošlo k ohrožení provozu. Dokonce umíme upozornit i na blížící se absenci (pokud má zaměstnanec naplánovanou směnu a ještě se neoznačil).
Ano, v systému máte k dispozici „Přehled přítomnosti“, který se aktualizuje vteřinu po vteřině. V případě požárního poplachu nebo evakuace si může pověřená osoba na mobilu nebo tabletu okamžitě vyjet seznam všech osob, které se fyzicky nacházejí v budově (neodhlásily se), což je klíčové pro bezpečnostní předpisy.
To je jeden z nejčastějších problémů, které u klientů řešíme (tzv. buddy punching). SYSDO to eliminuje dvěma způsoby. Prvním je biometrie – otisk prstu nebo sken obličeje nelze půjčit kolegovi. Druhým řešením, pokud používáte čipy nebo karty, je fototerminál. Ten při každém přiložení karty pořídí fotografii osoby. Systém pak umí upozornit na podezřelé aktivity, nebo si můžete namátkově v historii zkontrolovat, kdo se ve skutečnosti čipem přihlásil.
Biometrie v SYSDO je plně v souladu s GDPR. Naše terminály neukládají fotografie vašich otisků prstů ani skeny tváří. Místo toho se naskenovaný obraz okamžitě převede na tzv. matematickou šablonu (hash) – shluk čísel, ze kterého nelze zpětně zrekonstruovat otisk prstu. Z hlediska zákona tedy nesbíráte citlivý biometrický údaj, ale pouze šifrovaný identifikátor. I tak systém umožňuje provoz v režimu, kdy je biometrie uložena pouze na kartě zaměstnance (Match-on-Card), což je legislativně nejčistší řešení.
Ano, systém je v tomto velmi variabilní. Často nastavujeme tzv. hybridní režim: administrativní pracovníci v kancelářích používají čipy nebo mobilní aplikaci, zatímco ve skladu nebo ve výrobě, kde je vyšší fluktuace nebo riziko zneužití, se používá otisk prstu či rozpoznání tváře. Všechna data se sbíhají do jednoho přehledu bez ohledu na to, jakou metodou se zaměstnanec identifikoval.
Ano, SYSDO umíme propojit s profesionálními stacionárními alkoholtestery. Funguje to automaticky: zaměstnanec se identifikuje a dýchne. Pokud je výsledek negativní, zapíše se docházka (případně se otevře turniket). Pokud je výsledek pozitivní, systém docházku nezapíše, zaměstnance nevpustí do provozu a okamžitě odešle e-mail nebo SMS varování nadřízenému či ostraze.
Fyzický terminál není nutný. Pro kancelářské provozy plně postačuje Virtuální terminál, který je součástí webového rozhraní nebo mobilní aplikace v telefonu zaměstnance. Velmi oblíbenou „zlatou střední cestou“ je pak aplikace SYSDO Terminál. Tu stačí nainstalovat na libovolný firemní tablet (iPad či Android), zařízení umístit na zeď u vchodu a máte okamžitě funkční docházkové místo pro celou firmu bez nutnosti kupovat drahý hardware. Klasické hardwarové terminály tak doporučujeme spíše jen do náročných výrobních provozů.
Ano, máme vlastní aplikaci pro Android i iOS. Je ideální pro obchodní zástupce, servisní techniky nebo řidiče. Zaměstnanec v aplikaci jednoduše zvolí činnost (např. „Práce u klienta“, „Jízda“) a systém zaznamená čas i jeho aktuální polohu.
https://www.sysdo.cz/wp-admin/post-new.php?post_type=avada_faq
U Home Office je klíčová důvěra, ale SYSDO vám dává nástroje pro kontrolu. Zaměstnanec se ráno přihlásí přes virtuální terminál nebo mobil. Systém zaznamená přesný čas začátku práce. Můžete vyžadovat, aby si zaměstnanec značil i konkrétní činnosti (např. „Administrativa“, „Online meeting“), čímž získáte přehled o náplni jeho dne, aniž byste ho museli invazivně sledovat.
Ano, pokud to povolíte. Při každém záznamu docházky přes mobilní aplikaci systém uloží GPS souřadnice místa, kde k „pípnutí“ došlo. V systému si pak můžete na mapě zobrazit, kde přesně byl zaměstnanec, když hlásil příchod k zákazníkovi. Nejedná se o nepřetržité sledování (špehování) pohybu, ale o bodový záznam v momentě vykázání práce.
Přesně tak. V SYSDO můžete nastavit povolené zóny (např. okruh 50 metrů kolem vaší pobočky nebo konkrétní stavby). Pokud se zaměstnanec pokusí zapsat příchod přes mobil z domova nebo z kavárny mimo tuto zónu, systém mu to nedovolí, nebo záznam označí jako podezřelý a upozorní vás.
Ano a velmi jim to usnadňuje život. Místo vypisování papírových knih jízd nebo výkazů práce si vše „odklikají“ v mobilu. Data se ihned přenesou k vám do kanceláře. Navíc aplikace funguje i v režimu offline – pokud řidič ztratí signál, data se uloží a odešlou se, jakmile bude opět na datech.
SYSDO je navrženo tak, aby bylo kompatibilní s většinou mzdových systémů na českém trhu. Přímo v systému jsou připraveny formáty pro export do systému Pohoda (Pamica). Pro ostatní systémy, jako jsou Money S3, Vema, Helios, Premier či ABRA, využívá SYSDO univerzální konfigurovatelný export (CSV, XML). Ten lze snadno nastavit tak, aby struktura dat přesně odpovídala požadavkům vašeho mzdového programu.
Je to otázka několika kliknutí. Na konci měsíce v SYSDO zkontrolujete a uzavřete docházku. Následně vygenerujete exportní soubor, který nahrajete do vašeho mzdového programu. Tím odpadá zdlouhavé a chybové ruční přepisování hodin z papírových výkazů nebo Excelu. Ušetříte tím mzdové účetní hodiny práce měsíčně.
Ano, a je to velmi snadné. Brigádníky můžete do systému zavést jen na dobu určitou. Máte tak přesný přehled o jejich odpracovaných hodinách pro fakturaci agentuře. Po ukončení spolupráce jejich účet deaktivujete a uvolníte si licenci pro dalšího pracovníka.
Ano, pro pokročilejší integrace nabízíme dokumentované REST API. Díky tomu mohou vaši IT specialisté propojit SYSDO s vaším interním ERP systémem, intranetem, objednávkovým systémem obědů nebo jinou aplikací a automatizovat tak tok dat mezi systémy.
Kromě klasického výkazu docházky (tzv. „plachta“) nabízí SYSDO manažerské přehledy přesčasů, nemocnosti, čerpání dovolených nebo pozdních příchodů. Data můžete filtrovat po střediscích nebo projektech. Tyto reporty vám pomohou lépe plánovat kapacity a hlídat mzdové náklady.
Samotné zřízení účtu je okamžité. Základní nastavení systému (směny, uživatelé) u menší firmy zabere obvykle jedno odpoledne. Pokud objednáváte fyzické terminály, dodáváme je zpravidla do 2–3 pracovních dnů. Reálně tedy můžete začít plnohodnotně evidovat docházku do týdne od objednání – s virtuálními terminály okamžitě. Pro rychlé nastavení doporučujeme shlédnout video Nastavte SYSDO během pěti minut – snadno a rychle!
Vaše data jsou uložena přímo na našich vlastních serverech, nad kterými máme 100% kontrolu. Nespoléháme se na žádné anonymní veřejné cloudy ani sdílená úložiště třetích stran. Veškerá komunikace mezi vámi a serverem je šifrovaná (SSL certifikát) a data jsou pravidelně zálohována, abychom předešli jakékoliv ztrátě. Samozřejmostí je plný soulad s GDPR a legislativou ČR.
Fungujeme na unikátním a férovém principu tzv. člověkoměsíců. Funguje to jako kredit – jednoduše si předplatíte balíček (např. 1000 člověkoměsíců) a každý měsíc se vám z něj odečte přesně tolik jednotek, kolik máte v systému zrovna aktivních zaměstnanců. Je to maximálně flexibilní – když naberete brigádníky, čerpáte více, mimo sezónu méně. Neřešíte žádné změny smluv ani fakturaci každý měsíc. Hardware (terminály) je jednorázová investice do vašeho vlastnictví.
Na hardware poskytujeme standardní záruku. V případě poruchy nás kontaktujete na podpoře. Často jde problém vyřešit na dálku (restart, aktualizace). Pokud je závada hardwarová, řešíme ji výměnou nebo opravou v našem servisu. Po dobu opravy mohou zaměstnanci využívat náhradní způsoby evidence (virtuální terminál, mobil), takže docházka běží dál.
Instalaci zvládnete sami, výjezd technika je zbytečný. Terminál vám totiž dorazí již plně předkonfigurovaný a spárovaný s vaším firemním účtem. Funguje to systémem „rozbal a zapoj“ – zařízení stačí připevnit na zeď, připojit k internetu (LAN) a napájení. Ihned po startu terminál automaticky komunikuje a vy můžete začít evidovat docházku. (Pouze v případě, že chcete terminálem ovládat i dveřní zámky nebo turnikety, doporučujeme přizvat elektrikáře pro odborné zapojení kabeláže).
Ano, a to velmi důkladně. Nenabízíme jen nějakou ukázkovou demoverzi, ale plnohodnotný provoz na 60 dní zcela zdarma. Získáte přístup ke kompletnímu systému bez omezení funkcí. Máte tak celé dva měsíce na to, abyste SYSDO zavedli do reálného provozu, naučili s ním pracovat zaměstnance a ověřili si přínosy v praxi. Pokud vám nebude vyhovovat, jednoduše nepokračujete. Nic neriskujete.
Fotografie v systému primárně slouží k transparentnosti – v přehledu přítomnosti tak kolegové vidí, kdo je aktuálně na pracovišti. Pokud však některý zaměstnanec s pořizováním fotografií nesouhlasí, systém to plně respektuje. Stačí podepsat nesouhlas se zpracováním fotografií a administrátor pro daného uživatele tuto funkci vypne. Jeho docházka pak funguje standardně, pouze se u ní nezobrazuje fotka.
Samozřejmě. V ceně licence je zahrnuta technická podpora (e-mail, telefon, helpdesk). Pro nové klienty nabízíme úvodní zaškolení (online nebo osobně), kde vám pomůžeme systém nastavit přesně na míru vašim potřebám. K dispozici je také rozsáhlá online nápověda s návody a videoukázkami.
SYSDO články a novinky
Jak ve firmě zabránit „pípání za kolegu“
V každém provozu se občas stane to samé. Někdo přijde pozdě, ale „na docházce“ je včas. Kolega pípne odchod za jiného. Karta se půjčí, PIN se nadiktuje a směna na papíře vypadá perfektně – i když realita je úplně jiná.
Biometrický terminál SYSFP815FTW, který zvládne všechno
Docházkový a přístupový systém SYSDO má novou čtečku, která spojuje to, co montážní firmy i uživatelé nejvíc chtějí – rychlost, spolehlivost a jednoduchou instalaci. SYSFP815FTW je moderní biometrický terminál, který dokáže rozpoznat tvář, otisk prstu nebo bezkontaktní kartu. A to všechno v jednom zařízení, které funguje přes WiFi nebo LAN, bez zdlouhavé konfigurace.
Firemní nástěnka 21. století: Přehled přítomnosti v SYSDO
Kdysi stačil na recepci vyvěšený telefonní seznam. Papír, který se jednou za čas aktualizoval, a který měl sloužit k tomu, aby se kolegové mohli rychle spojit. Jenže realita byla jiná: čísla zastarávala, jména přibývala i mizela, a nikdo nevěděl, jestli je člověk, kterému právě voláte, vůbec v práci.
Nejčastější chyby firem při evidenci pracovní doby (a jak je řeší SYSDO)
Evidence pracovní doby není jen o tom „mít čárku, že člověk přišel“. Je to proces, který stojí na pomezí práva, HR a každodenní reality provozu. Pokud nefunguje správně, vede k nespokojenosti zaměstnanců, zbytečné administrativě i pokutám. Níže najdeš ty nejčastější problémy, se kterými se firmy setkávají, doplněné o praktické příklady.
Věděli jste, že…?
Věděli jste, že jedním QR kódem zvládnete docházku i zahájení práce na konkrétní aktivitě
Představte si situaci, kdy se na skladu pracuje se zvýšeným rizikem požáru. Díky systému SYSDO může vedoucí okamžitě zjistit, kolik pracovníků je přítomno, a ujistit se, že všichni znají evakuační plány. Podobně lze sledovat, kolik zaměstnanců je na patře během povinných přestávek, čímž se zajistí rovnoměrné zatížení pracovního prostoru.
Věděli jste, že z mobilní aplikace SYSDO můžete kolegům volat na jedno kliknutí?
Firemní komunikace je nejrychlejší, když přesně víte, komu volat – a ten je navíc zrovna dostupný. Přesně k tomu slouží přehled přítomnosti v docházkovém systému SYSDO, který je v mobilní aplikaci dostupný kdykoliv a odkudkoliv. A co je nejlepší? Stačí kliknout a rovnou voláte.
Věděli jste, že v SYSDU najdete jednoduché real-time počítadlo přítomnosti zaměstnanců?
Představte si situaci, kdy se na skladu pracuje se zvýšeným rizikem požáru. Díky systému SYSDO může vedoucí okamžitě zjistit, kolik pracovníků je přítomno, a ujistit se, že všichni znají evakuační plány. Podobně lze sledovat, kolik zaměstnanců je na patře během povinných přestávek, čímž se zajistí rovnoměrné zatížení pracovního prostoru.
Věděli jste, že si naši mobilní aplikaci můžete okamžitě vyzkoušet, i když ještě nemáte založený účet v SYSDO?
Mobilní aplikace SYSDO je skvělým doplňkem k webové verzi, díky které mohou zaměstnanci mít svou docházku plně pod kontrolou – kdykoliv a kdekoliv. Vyzkoušet si ji můžete snadno i bez založeného účtu.